Olá Filipe,
O que você pode fazer é utilizar os eventos de workflow e um [template de email customizado][2]
Breve exemplo:
// Envia o e-mail
var TITULO_MAIL = "TESTE EMAIL";
var TPL_MAIL = "MEU_TEMPLATE_CUSTOM";var parametros = new java.util.HashMap();
var destino = new java.util.ArrayList();parametros.put("subject", TITULO_MAIL);
parametros.put("VARIAVEL_1","TESTE TESTE");
parametros.put("VARIAVEL_2", hAPI.getCardValue("MEU_CAMPO") );destino.add( "MATRICULA_DO_USUARIO" );
destino.add( "email@gmail.com" );
notifier.notify("admin", TPL_MAIL, parametros, destino, "text/html" );
Qualquer coisa veja essa resposta.