Dataset para verificar atraso em um processo e notificar por email

Olá! Estou com um processo que está fazendo a verificação de atraso e enviando email normalmente, mas estou com uma proposta para enviar um email personalizado de 30 em 30 dias para o solicitante, informando que o prazo p/retorno é de 180 dias e caso o prazo seja ultrapassado a empresa arca com um custo. Pensei em fazer isso por um dataset e colocar um agendador de tarefas para executar esse dataset todos os dias, mas estou com dúvida em montar esse dataset. É possível fazer essa verificação de atraso via dataset ou é melhor fazer de alguma outra forma ?

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Fiz algo parecido em um portal de chamado. Quando o chamado ficava pendente de alguma aprovação, ele mandava email a cada 03 dias cobrando, após o terceiro email o chamado é encerrado automaticamente.
Pra isso, eu configurei a etapa para movimentar automaticamente a cada 3 dias, sempre que ela se movimentava eu somava +1 em um campo hidden. A caixa se movimenta automaticamente para um exclusivo que vai ver se a soma do campo hidden é menor <3, se for, ele vai até o conditional e dispara o email e volta para a etapa, aguarda mais 3 dias, avança automaticamente, soma +1 no campo hidden, passa pela verificação do exclusivo, se for <3 ele vai até o conditional e dispara o email e volta para a etapa. E fica nesse loop até o campo hidden ser >3, quando for ele vai para outra tarefa.

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